Nelle aziende a fondamento di ogni attività di amministrazione vi è la necessità di un adeguato ed efficace processo di gestione documentale.
I documenti, cartacei o elettronici, sono gli strumenti di lavoro indispensabili per l'organizzazione aziendale in quanto trasmettono informazioni tra gli operatori e definiscono, regolano, disciplinano le varie attività.
Le attività connesse alla trattazione dei documenti negli uffici sono spesso regolate da una procedura prestabilita (detta processo di gestione dei documenti) che determina le azioni e le decisioni da compiere a seguito di particolari eventi che occorrono all'interno dell'ufficio, come ad esempio, la ricezione di un nuovo documento o l'apposizione di una firma di visto.
Per gestione documentale si intende la gestione informatica dei documenti in modalità avanzata.
E' una soluzione che privilegia ed esalta le potenzialità legate alla gestione informatizzata dei documenti e degli archivi.
Il sistema di gestione documentale è la componente principale del sistema per l'archiviazione dei documenti in formato elettronico, la loro indicizzazione ed il reperimento.
Rappresenta dunque il motore del sistema documentale e permette di fornire strumenti per gestire problematiche documentali complesse.
Inoltre si pone quale fattore di integrazione e supporto di diverse aree, obiettivi e formati di documenti: elaborazione di testi, database, posta elettronica, ricerche testuali, pubblicazione su intranet/internet, ecc. ecc.
La piattaforma di gestione elettronica dei documenti, dal punto di vista funzionale e tecnico, possiede i requisiti elencati qui di seguito.
Le fasi fondamentali e le attività da svolgere per un corretto processo di gestione dei documenti possono essere classificate e descritte come di seguito:
Il Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 445/2000, art. 1) definisce il protocollo informatico come:
l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti
L'implementazione del protocollo informativo si articola su tre livelli:
I diversi livelli realizzativi previsti per l'adozione del protocollo informatico sono quindi:
Il nucleo minimo prevede l'utilizzazione di un titolario di classificazione che consente l'archiviazione dei documenti protocollati a seconda dell'argomento o degli argomenti cui essi fanno riferimento.
In tal modo, oltre a favorire la ricerca dei documenti protocollati grazie all'uso di parole chiave, si pongono le basi per la gestione dell'intero patrimonio documentale.
Altro elemento basilare nel processo di gestione dei documenti è il fascicolo, il quale è costituito dall'insieme dei documenti relativi ad un determinato affare o materia.
Esso è inteso come aggregato di documenti logico e fisico, per i documenti cartacei, o solo logico per i documenti elettronici, e, più in generale, come criterio per individuare raggruppamenti significativi di atti.
Esso infatti favorisce non solo la ricerca ed il reperimento dei documenti ma anche il recupero dei documenti in maniera funzionale allo svolgimento delle attività di amministrazione.
Il nucleo minimo di protocollo è caratterizzato quindi dalla realizzazione delle seguenti attività:
Il protocollo informatico rappresenta dunque il primo passo verso l'automazione dell'ufficio, mentre il supporto alla gestione di flussi documentali ne rappresenta il successivo.
Spesso il protocollo attiva una determinata procedura amministrativa, ma quest'ultima necessita dell'automazione di altre fasi (archiviazione di documenti, scambio di informazioni con altri uffici, gestione dell'interazione con l'utente, ecc. ecc.).
E' quindi necessario delineare la relazione tra i sistemi di protocollo e gestione di flussi documentali ed il loro possibile sviluppo, identificando una soluzione completa e flessibile in grado di essere applicata nelle differenti unità organizzative e di evolvere a seconda delle necessità.
Essa è costituita dall'insieme delle attività finalizzate alla organizzazione, assegnazione e al reperimento della documentazione ricevuta, inviata o prodotta per l'esecuzione delle attività aziendali.
Consente infatti la corretta registrazione di protocollo, l'assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici.
Essa prevede le seguenti attività principali:
Procedere a questo livello di realizzazione significa, in linea generale:
Gestire i documenti significa archiviarli ed essere in grado poi di recuperarli, ma soprattutto avviarli attraverso quei processi aziendali che, per essere correttamente svolti, hanno bisogno delle informazioni in essi contenuti.
Questi processi genereranno altri documenti che andranno anch'essi opportunamente gestiti.
Tutto ciò conduce inevitabilmente all'obiettivo di automatizzare e controllare i processi (impiegare strumenti di workflow management), e per il cui conseguimento occorre avere la disponibilità di documenti in formato elettronico.
Per Workflow Management si intende la capacità di indirizzare un documento appena acquisito o ricevuto, all'ufficio che lo deve per primo prendere in considerazione, nonchè la facoltà di costruire fascicoli elettronici che potranno essere indirizzati nel percorso di svolgimento di una pratica, per mezzo delle funzioni di controllo (indirizzamento, localizzazione, ecc.).
Le aziende hanno oggi la necessità di rendere i propri processi lavorativi sempre più efficienti ed efficaci.
Dovranno quindi utilizzare quelle tecniche che vanno sotto il nome di Ottimizzazione dei Processi (BPR, Business Process Reengineering), usate per descrivere i modelli dei processi aziendali esistenti, sviluppare i nuovi e tenerli costantemente aggiornati a fronte di specifiche situazioni.
Occorre prevedere la reingegnerizzazione dei processi al fine di una loro successiva informatizzazione: nello specifico dovranno essere gestiti, mediante sistemi integrati di workflow, tutti quei processi che possiedono i requisiti di convenienza, ovvero la complessità, la ripetitività e la stabilità dell'iter.
Per raggiungere questo passaggio occorrerà:
Il Workflow (tradotto letteralmente "flusso di lavoro") consiste nella creazione di modelli per la gestione informatica dell'insieme dei compiti e dei diversi attori coinvolti nella realizzazione di un processo lavorativo (detto anche processo operativo).
Il termine di Workflow potrà quindi essere tradotto in italiano come Gestione elettronica dei processi lavorativi.
Un processo lavorativo rappresenta le interazioni sotto forma di scambi di informazioni tra i diversi attori quali:
In modo pratico, un Workflow può descrivere:
Esso fornisce inoltre, a ciascuno degli attori, le informazioni necessarie per la realizzazione del proprio compito.
Nei sistemi informatici le componenti di Workflow Management "pilotano" i diversi passi di ciascun processo, attivando, in funzione degli stati di avanzamento delle pratiche, le funzioni applicative richieste, le funzioni comunicative e quelle eventuali di gestione documentale a supporto del processo stesso.
Viene garantita di norma la possibilità di attivare funzionalità anche esterne al sistema, rendendo praticabile la partecipazione controllata a determinati processi, anche da parte di enti esterni e dagli stessi utenti, per verificare lo stato della loro pratica o per inviare informazioni integrative.
I sistemi di workflow coordinano tutte le operazioni riguardanti l'elaborazione e la trasmissione delle informazioni, specificando le attività ed i ruoli di tutti gli appartenenti al processo di lavoro.
L'utilizzo di workflow richiede una minore formazione del personale poichè non è necessaria la comprensione di tutto il funzionamento dell'iter procedurale dell'organizzazione o dell'intero processo di produzione.
E' sufficiente che il personale sia in grado di eseguire la parte assegnata.
Il sistema indica poi all'utilizzatore i vari passi da svolgere, semplificando di molto le fasi di apprendimento.
L'utilizzo di tali sistemi di workflow permette di avere un miglior controllo della produzione, un aumento della produttività, un significativo risparmio di tempo per l'utilizzatore, nonchè l'opportunità di migliorare i processi produttivi.
In definitiva, con l'utilizzo di tali sistemi si avranno i seguenti benefici:
La normativa permette di gestire in modalità digitale tutti i documenti che costituiscono il fascicolo del personale, dando la possibilità ad ogni organizzazione di ridurre notevolmente i costi di gestione, di archiviazione ed i tempi di reperimento delle informazioni relative ai dipendenti nonchè di migliorare l'organizzazione delle informazioni e dei documenti.
All'interno del fascicolo elettronico di ogni dipendente sono contenuti ed organizzati tutti i documenti relativi alla storia professionale del soggetto, a partire dalla fase di selezione e per tutta la carriera lavorativa, consentendo di :
Il fascicolo elettronico del dipendente offre dunque la possibilità di raccogliere e conservare tutta la documentazione, anche caratterizzata da classificazione non omogenea, inerente l'attività lavorativa del singolo dipendente in seno all'organizzazione.
Una corretta articolazione e gestione del fascicolo del personale è garanzia di una migliore conservazione e salvaguardia delle informazioni contenute nei documenti ivi contenuti, consentendo e facilitando al tempo stesso l'esercizio del diritto d'accesso agli aventi diritto.
Una non corretta organizzazione invece impedisce o comunque rallenta l'esercizio del diritto d'accesso, incide negativamente sulla trasparenza amministrativa e rallenta l'iter dei procedimenti amministrativi.
In genere i fascicoli costituiscono una serie archivistica autonoma ordinata nominativamente, o per codice fiscale, oppure per matricola (ad esempio con indice onomastico di collegamento) ed anche in base alle categorie lavorative.
Il fascicolo elettronico del personale è un'unità archivistica sui generis poichè si apre al momento dell'attivazione del rapporto e resta sempre aperto e "corrente" almeno sino alla conclusione della carriera lavorativa del dipendente.
Il fascicolo di norma è articolato in sotto fascicoli funzionali alla gestione del fascicolo stesso.
Esso si articola in sotto fascicoli funzionali alle attività dell'organizzazione, all'esercizio dei diritti da parte degli intestatari del fascicolo, al piano di conservazione, al rispetto della normativa sulla privacy.
Possono adottarsi sotto fascicoli per distinguere la documentazione destinata a conservazione perpetua da quella passibile di selezione per lo scarto o per distinguere la documentazione sensibile e ipersensibile da quella non sottoposta a vincoli di accesso.
e-Document è un prodotto innovativo per la gestione documentale, il protocollo informatico, la gestione informatica dei procedimenti amministrativi, la conservazione ottica sostitutiva, la fatturazione elettronica, la gestione informatica di pratiche e procedimenti amministrativi e degli atti formali oltre all'interoperabilità fra i documenti e la posta elettronica (normale e certificata).
Può essere utilizzato nel corso di tutta la fase inerente la gestione dei documenti ed è stato progettato e realizzato nel pieno rispetto della normativa vigente sul protocollo informatico, conservazione ottica sostitutiva e fatturazione elettronica.
In via indicativa, sono individuati i seguenti livelli di implementazione del sistema informatico:
Il sistema informatico è composto dai seguenti moduli applicativi:
Rappresenta il modulo di base della suite documentale, con la possibilità di gestire le assegnazioni e le tabelle base necessarie per la configurazione e l'utilizzo del sistema (come ad esempio l'area organizzativa omogenea, il titolario, i fascicoli, le tipologie ed i mezzi di trasmissione, ecc. ecc.).
La gestione del protocollo informatico viene effettuata secondo la normativa vigente ed è fornito con le funzionalità ed i requisiti di cui alla check list elaborata dal Centro di Competenza della Agenzia per l'Italia Digitale.
Il modulo consente di ottemperare ai requisiti richiesti per l'implementazione del livello "Nucleo Minimo" e "Gestione Documentale".
Il modulo base è dotato delle seguenti caratteristiche di base (la lista è da considerarsi indicativa e non esaustiva):
E' il modulo necessario per poter effettuare la conservazione ottica sostitutiva e fatturazione elettronica a norma di legge di varie tipologie di documenti.
Il modulo consente l'eliminazione degli archivi cartacei ed una sostanziale diminuzione dei costi di gestione, con la garanzia di una massima efficienza nei processi organizzativi interni.
Come risultato si ottiene un supporto digitale "a norma" dotato di un'apposita applicazione stand-alone che ne permette la consultazione su sistemi multi piattaforma (Microsoft Windows, GNU/Linux, Apple).
Consente l'importazione in maniera automatizzata e massiva di un flusso di documenti digitalizzati in diversi formati (ad esempio PDF/CSV/Excel/Word/XML/Spool/Immagine con barcode) senza intervento dell'operatore.
Il modulo permette di impostare e specificare le informazioni da importare all'interno del sistema di gestione documentale attraverso la creazione di modelli di documento e macro personalizzabili.
Il workflow management permette di "pilotare" i diversi passi di ciascun processo aziendale attivando, in funzione degli stati di avanzamento delle pratiche, le funzioni applicative richieste e le funzioni comunicative e di gestione documentale a supporto del processo stesso.
Il modulo definisce, per ogni atto registrato a protocollo, la tipologia del procedimento ad esso associato, l'iter procedurale che deve seguire e la descrizione dettagliata delle attività da svolgere in relazione a una determinata pratica.
La flessibilità del modulo lo rende uno strumento indispensabile per compiere un monitoraggio completo sull'attività documentale e sui carichi di lavoro dei singoli operatori.
Il modulo per la gestione dei flussi documentali e workflow management consente di ottemperare ai requisiti richiesti per l'implementazione del livello "Workflow Documentali".
E' il modulo che consente di gestire ed instradare automaticamente i documenti secondo le proprie regole, consentendo di definire di passaggi delle attività, indicando gli attributi, le proprietà e le operazioni da eseguire, con funzioni di controllo dei processi aziendali avanzati attraverso l'utilizzo del motore di workflow management integrato.
E' il modulo per gestire e conservare in maniera automatizzata ed assistita attraverso l'utilizzo di macro e workflow personalizzabili ed in modalità sicura tutti i dati ed i documenti relativi al personale dipendente.
La gestione del fascicolo dipendente permette l'archiviazione ed organizzazione logica dei dati e dei documenti per la completa gestione del personale dipendente.
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